ДАР'Я САВЧЕНКО
Chief Recruitment Officer
Кожна хвилина, яку ви витрачаєте на планування, на 10 хвилин скорочує час, що знадобиться вам для тієї чи іншої задачі. Якщо ви хочете зробити для себе щось корисне — заплануйте наступний день, бажано напередодні ввечері.
Браян Трейсі, відомий письменник та тренер з саморозвитку, наголошує, що планування необхідне кожному, хто хоче досягати своїх цілей. Це стосується будь-якої сфери вашого життя.
Одним з найкращих прикладів, який ілюструє важливість ефективного планування в ІТ, можна назвати марафон.
Будь-хто, хто бігав марафон, знає, що не можна одного разу просто прокинутися з думкою “я пробіжу 20 км наступного тижня” та дійсно пробігти.
Вам потрібно створити програму підготовки, розпланувати навантаження так, щоб обрана дистанція не стала для організму стресом й ви успішно подолали її.
Якщо ви хочете зайняти позицію Head of, знайти ІТ-вакансію своєї мрії, отримати підвищення зарплати чи створити власний стартап — вам потрібно мати план.
Звичайно, цей план може видозмінюватись: якісь задачі будуть додаватися, а якісь — через певний час вже не будуть актуальними.
Проте, без наявного плану ваша мета буде лише мрією.
Планування в ІТ сфері: які правила потрібно знати, щоб досягати своїх цілей?
Середньостатистичний працівник витрачає близько 51% робочого часу кожного дня на задачі, які жодним чином не наближають його до бажаної мети.
У цій статті команда Computools підготувала правила та корисні інструменти для планування в ІТ. Вони знадобляться тим, хто хоче навчитися ефективно розподіляти свій час.
ПРАВИЛО №1: РОЗСТАВЛЯЙТЕ ПРІОРИТЕТИ
Вміння розставляти пріоритети допоможе встановити порядок, за яким ви будете виконувати завдання.
Для визначення пріоритетів використовують різні фактори, як-от важливість, обʼєм чи терміни виконання.
Список пріоритетних робочих задач — це своєрідний щит, який захищає вас від “вкрай термінових запитань” від колег чи клієнтів.
Існує кілька популярних технік, які допоможуть розставити завдання за їх важливістю:
1. Методика “Value vs Effort”
Ця техніка дозволяє зрозуміти, яку цінність має задача та скільки зусиль потрібно для її виконання.
Щоб визначити цінність потрібно оцінити можливий позитивний ефект, котрий ви отримаєте після завершення. Наприклад, ви хочете подивитися свіжий урок з UX-дизайну, аби розібратися з незнайомим інструментом. І після цього ви зможете взяти новий проєкт.
Щоб визначити зусилля потрібно оцінити кількість часу, ресурсів та енергії, які знадобляться для цього. Сюди ж відносимо вартість, наприклад, якщо для підвищення кваліфікації вам потрібно придбати курс чи поїхати на конференцію до іншого міста.
Кожну задачу, яка може наближати вас до цілі, ви можете оцінювати за допомогою цієї методики. У результаті вам буде легше зрозуміти її пріоритетність, адже ви знаєте і реальну стратегічну цінність цієї справи, і реальні ресурси, які вам знадобляться.
2. Методика бульбашкового сортування
Алгоритм бульбашкового сортування можна використовувати не тільки у розробці продуктів, а також для планування й досягнення цілей.
Це ефективний спосіб для того, що відповісти на запитання: “Наскільки важливим є це завдання, порівняно з іншими завданнями у списку?”.
Ця техніка буде особливо корисною, коли дедлайн добігає кінця і весь перелік задач миготить червоним написом “Терміново”.
Напишіть завдання, які вам треба виконати цього тижня.
Наприклад, це список справ для уявного QA Engineer:
• Перевірити програму після змін
• Зібрати відгуки від користувачів
• Підготувати документацію для зустрічі з командою
• Написати план дій для Trainee
Візьміть перші дві справи, та порівняйте, яка з них важливіша. Ту, що треба виконати швидше — ви підіймаєте на одну позицію вверх.
Потім порівняйте наступні. Що важливіше — підіймаємо вверх. Продовжуйте цей процес, доки найважливіша дія не очолить ваш перелік справ, а інші розташуються за зниженням важливості.
3. Методика 25 цілей
Автор цієї методики Уоррен Баффет — успішний інвестор та один з найбагатших людей світу.
Вона підходить для планування карʼєри в ІТ, коли ви не можете визначитися, куди рухатися.
Крок 1: Придумайте та запишіть 25 карʼєрних цілей, яких ви б хотіли досягти. На обмірковування може знадобитися деякий час, проте пунктів точно не має бути менше ніж 25.
Крок 2: Оберіть з цього списку 5 найважливіших цілей.
Крок 3: Забудьте про перелік з 20 цілей, допоки ви не досягнете 5 основних, котрі ви виділили перед цим.
Ця стратегія ще раз нагадує, що на продуктивність та результативність впливає не те що ми робимо, а те, що ми не робимо.
Якщо ви будете й надалі концентруватися на пунктах, які не увійшли у “пʼятірку”, це тільки віддалятиме вас від ваших цілей.
ПРАВИЛО №2: СКЛАДАЙТЕ ПЛАН
Наразі існує багато видів планів, котрі можна адаптувати, як для довгострокових, так і для короткострокових цілей.
Ось кілька прикладів, якими ви можете користуватися залежно від обставин:
1. Цільове планування
Коли ви на 100% впевнені, чого хочете досягти, варто обрати цей вид планування. У його основі лежить мета — та перелік дій для її реалізації.
Розбивайте великі цілі на маленькі завдання та визначайте терміни виконання кожного з них.
2. Календарне планування
Цей тип плану фокусується на розподілі задач за часом, що дозволяє організувати свій день, тиждень або місяць.
Він допомагає не забути про важливі справи.
3. Стратегічне планування
Цей тип планування в ІТ дозволяє визначити ваше майбутнє, цілі та завдання на 3-5 років вперед.
Для його створення можна використовувати візуалізацію: коли на аркуші паперу чи у програмі ви створюєте “центральну” мету і від неї проводите стрілки до менш масштабних задач.
Завдяки стратегічному плануванню ви зможете проаналізувати свої сильні сторони та навички, які треба прокачати, аби дійти до бажаних результатів.
4. Управління цілями (Management by Objectives або MBO)
Ця стратегія планування в ІТ підходить для роботи з ментором, коли ви разом визначаєте спільні реалістичні цілі, фіксуєте очікувані результати та створюєте систему оцінювання.
Її неможливо реалізувати без постійного зворотного звʼязку та обговорення прогресу, тож присутність наставника — обовʼязкова.
ПРАВИЛО №3: НЕ ПЛАНУЙТЕ БІЛЬШЕ НІЖ 60% СВОГО ЧАСУ
День, який розпланований до хвилини, може тиснути на вас та пригнічувати великою кількістю справ.
Коли ви плануєте не більше ніж 60% вашого часу, ви лишаєте простір для непередбачених ситуацій. Якщо у вас є цей резерв, вам буде легше адаптуватися до раптових змін у розкладі.
Може здаватися, що велика кількість задач протягом дня чи тижня — це показник високих результатів планування. Насправді спроби встигнути все можуть призвести до перенавантаження та стресу.
Обовʼязково давайте собі час на відпочинок та відновлення сил. Перерви критично важливі для ефективності кожної людини.
ПРАВИЛО №4: АНАЛІЗУЙТЕ СВОЇ ПЛАНИ ТА ДІЯЛЬНІСТЬ
Не порівнюйте свій початок з серединою шляху іншої людини.
Фокусуйтеся на власному прогресі. Зосереджуйтеся на своїх досягненнях у роботі в ІТ-компанії, навіть, якщо вони здаються маленькими.
Коли ви знаєте, чого хочете досягти, але ще не отримуєте бажаних результатів — не бійтеся переглядати свої плани та адаптувати їх під нові реалії.
Якщо ваші цілі довгострокові, перегляд можна робити 1 раз на місяць, квартал чи пів року. Оцінюйте, які плани ви змогли реалізувати, а які — потребують змін.
Розглядайте кожен досвід, як можливість для навчання. Навіть якщо щось не спрацювало, запитайте себе, яку користь ви можете отримати з цієї ситуації.
Розвивати навичку ефективного планування в ІТ варто всім, хто хоче стати більш організованим, продуктивним та впевненим у собі.
Поради з цієї статті допоможуть вам керувати власним часом, уникати перенавантаження та розвивати самодисципліну, що вкрай важливо для досягнення успіху.
Нагадуємо, що ми запрошуємо амбітних спеціалістів приєднатися до Computools та стати частиною нашої великої команди.
Якщо ви шукаєте роботу в ІТ, яка буде драйвити та мотивувати до нових звершень — заповнюйте цю форму та очікуйте повідомлення від рекрутера.
