ДАР'Я САВЧЕНКО
Chief Recruitment Officer
Все більше людей працюють віддалено, все більше зустрічей проводяться онлайн, компанії все частіше практикують Zoom-співбесіди і дистанційний процес адаптації співробітників. Онлайн-наради – це ще одна невіддільна складова нашої повсякденної роботи в ІТ. Зустрічі з колегами можуть або надихати до нових звершень та допомагати у розвитку проектів та бізнесу загалом, або ж бути нудним незрозумілим спілкуванням, яке тільки відбирає час та вганяє в стрес.
Якщо ви хочете, щоб обговорення були результативними, полегшували комунікацію між членами команди та допомагали досягати поставлених цілей, варто ретельно продумати як проводити зустрічі від самого початку і до кінця. Для цього – скористуйтеся рекомендаціями з проведення продуктивних нарад від наших фахівців.
7 порад Senior-спеціалістам для проведення онлайн-нарад в ІТ
1. Складіть агенду
Це може стати для вас очевидним моментом, але багато обговорень розпочинаються без чіткої та зрозумілої мети. “Для переважної більшості нарад необхідна чітка агенда, – ділиться Chief Delivery Officer Computools, – в залежності від типу зустрічі, вона або відправляється усім учасникам заздалегідь, або розкривається в процесі.”
З колегою погоджується і Chief People Management Officer: “Завчасно підготовлена та надана агенда дає можливість учасникам підготувати запитання, економить час та дозволяє чітко та конкретно висловлювати свою думку в процесі обговорення.”
Складений план – це компас для розмови, який завжди допоможе спрямувати її за потрібним напрямком. Якщо лідер піклується, щоб перед початком зустрічі усі знали її тему – це значно підвищить її ефективність.
2. Залучайте лише необхідних людей
Марна трата часу та людських ресурсів – запрошувати на людей на онлайн-нараду в ІТ компанії, якщо їм не обов’язково бути на ній присутніми. Подумайте, для кого буде корисна ця зустріч, роль та думка яких Middle- чи Senior-спеціалістів буде необхідною. “Заплановане обговорення повинно бути цікавим чи важливим для учасників. Тобто мітинг повинен складатись із правильних людей. Важливо, щоб ці спеціалісти мали час прийти та сконцентруватись на бесіді”, – говорить Chief Delivery Officer Computools.
Джефф Безос, наприклад, користується “Правилом двох піц”: тобто на зустрічі не повинно бути більше людей, ніж можна нагодувати двома піцами. З розрахунку 2 шматки на людину – виходить 8 персон. Якщо ви запросили більше колег, нарада має всі шанси стати затягнутою та розчарувати її учасників через те, що більшість не зможуть висловитися і втратять інтерес.
3. Вчасно починайте і закінчуйте бесіду
Ніщо так не псує враження від наради, як запізнення її організатора. Поважайте зайнятість інших Senior- та Middle-спеціалістів та не змушуйте їх витрачати такий дорогоцінний ресурс, як час, на очікування в Zoom. Крім цього, запізнення дають поганий приклад вашим колегам, які легко перейматимуть ваш досвід, якщо це буде періодично продовжуватись.
Вчасно закінчувати так само важливо, як і вчасно починати, вважає наш Head of Frontend Development: “Ефективний мітинг – це відносно короткий мітинг, де кожний піде з тим, що йому потрібно, коли не залишиться ніяких запитань. Слід обмежувати мітинг по часу, щоб у всіх було розуміння, що часу відволікатись на сторонні питання немає.”
4. Призначте модератора зустрічі
Якщо кількість учасників онлайн-наради в ІТ перевищує 3 особи, рекомендується призначати модератора. “Дуже часто важлива модерація (переважно м’яка), щоб розмову не зносило в іншу сторону”, – вважає Chief Delivery Officer компанії.
Проведення онлайн-зустрічей має певні нюанси, в тому числі стабільність звуку, відео, інтернет-підключення – модератор повинен час від часу уточнювати ці моменти в учасників. Адже якщо кожен почне питати один одного, чи добре його чутно – бесіда перетвориться на хаос.
В обов’язки контролюючої особи може входити і таймінг спікерів, надання права відповіді та послідовність виникаючих питань.
5. Висловлюйтесь чітко та прозоро
Проводячи онлайн-наради в ІТ, формулюйте свої думки так, щоб ваші колеги не додумували, чи є ваші слова пропозицією або ж вже призначеною задачею. “Усі моменти повинні проговорюватися структуровано та зрозуміло, – ділиться Chief People Management Officer, – якщо комусь з виконавців не зрозумілі задачі, необхідно ставити запитання і обговорювати це одразу ж. За необхідністю – використовуйте презентації, адже хтось може сприймати інформацію на слух, а хтось – лише візуально. Якщо є можливість, проводьте мітинг із включеними камерами – це допомагає правильно зрозуміти емоції учасників.”
6. Слухайте інших
Вміння слухати інших – запорука продуктивної наради. Якщо ви запросили своїх колег до бесіди, значить вам цікава їх думка, то ж дайте їм можливість її донести. Чітко проговорюйте тему зустрічі та плани і після цього – слухайте ідеї колег. Навіть якщо ви вже маєте в голові певні стратегії, дозвольте іншим членам команди висловитися. “Організатор зустрічі обов’язково повинен дати можливість договорити до кінця і тільки після цього ставити запитання”, – вважає Chief People Management Officer.
7. Підбивайте підсумки та фіксуйте домовленості
Іноді онлайн-наради в ІТ завершуються незрозумілими, достатньо туманними обіцянками. Після такої зустрічі члени команди не розуміють: чи з’явились нові задачі, хто відповідальний, які дедлайни. Для того, щоб уникнути подібних непорозумінь – фіксуйте домовленості. Head of Outbound Lead Conversion радить: “Важливо розподілити задачі між командою так, щоб кожен міг виконати завдання максимально якісно й ефективно та вкластися в поставлені терміни. Для цього слід математично прорахувати, що нам необхідно для досягнення певної мети та прорахувати кроки.”
“Для більшості обговорень важлива фіксація результатів (і щоб усі розуміли, що буде фіксація), – погоджується Chief Delivery Officer, – і як наслідок контроль/демонстрація виконання домовленостей. Тоді є розуміння, що команда зібралася не просто поговорити.”
Намагайтесь завершувати зустріч з позитивними емоціями, навіть якщо обговорювалось щось негативне, якщо ви хочете Senior- та Middle-спеціалісти продовжили роботу в гарному настрої.
Якщо ви знаходитесь в пошуках роботи в ІТ – приєднуйтесь до команди Computools. Чекаємо на ваше резюме за адресою hr@computools.com і спробуємо підібрати для вас цікаву пропозицію.
