ДАР'Я САВЧЕНКО
Chief Recruitment Officer
Скільки списків задач ми б не робили, на скільки б раніше не вставали або довше не засиджувалися перед монітором ввечері – будь-яка віддалена робота, в тому числі і робота в ІТ, змушує нас думати, що в добі занадто мало годин для життя та роботи. День, який починається сповнений мотивацією та бажанням провести його максимально ефективно часто закінчується з низкою незавершених планів.
Так відбувається не тому, що ви недостатньо плідно працювали протягом дня, а тому, що робочий час був невірно розподілений між задачами. У добі вистачає годин для великих та маленьких досягнень і для відпочинку з друзями або близькими. Але те, як ми організовуємо свій день, створює відчуття, що 24 години – замало.
Тайм-менеджмент в ІТ: як виглядає погане планування?
Погана самоорганізація полягає в тому, що ми не приділяємо достатньо часу для дійсно важливих задач. Замість того, фокусуємось на несуттєвих справах і постійному розв’язанню робочих питань у чатах. День закінчується, а задоволення від завершених завдань відсутнє, через що ми відчуваємо себе втомленими та роздратованими.
Зміщення уваги — ще один показник поганого планування. Відволіктись від основної справи, щоб відповісти на лист чи дзвінок, зайти до робочого чату, вирішити чиєсь “невідкладне” питання – це все схоже на багатозадачність, чи не так? Насправді ж, наш мозок може повноцінно працювати лише над однією розумовою задачею, усім іншим дістається лише “залишок уваги”. Тобто перейшовши до наступної справи, ви подумки будете повертатись до першої незавершеної задачі. Цей термін у 2009 році висвітила доцент Вашингтонського університету — Софі Лерой. Розмежовуючи свою увагу на кілька завдань одночасно, ми обмежуємо нашу здібність до глибокого складного мислення і не даємо жодного шансу новим ідеям, які могли б виникнути у нашій голові, якби ми повноцінно занурилися у розв’язання задачі. Постійне перемикання між справами за відсутності глибоких перерв може призвести до емоційного виснаження і вигорання.
Що ще притаманне поганому тайм-менеджменту в ІТ:
• заборона на образи чи зневаження раси, релігії, орієнтації, етнічної належності;
• непомітні результати роботи: протягом дня ви розв’язували багато питань, але ви не бачите ефекту цієї діяльності;
• ви відчуваєте необхідність бути постійно на зв’язку у Slack або у пошті;
• більш інтенсивна робота з меншою кількістю перерв.
Щоб визначити важливість щоденних задач, слід провести аудит власного часу. Адже те, як ми уявляємо собі робочий день, значно відрізняється від того, як ми витрачаємо робочі години. І найдивніше, цю відмінність між наміром та дією ми майже не помічаємо. Наприклад, якщо ви розробник, скільки годин ви проводите безпосередньо за написанням коду, а скільки часу витрачаєте на планування, зустрічі з командою, аналіз та інші справи, які не скорочують ваш список задач?
Аудит часу – один з інструментів тайм-менеджменту в ІТ
Ідеальний проміжок часу для проведення аудиту — це кілька днів, коли усі колеги, з якими ви контактуєте, знаходяться на своєму робочому місці, в команді не передбачається запуск нового продукту чи закінчення проекту. Для фіксації можна використовувати будь-які зручні засоби: ручку та блокнот, таблиці Excel чи Google Sheets.
1. Сплануйте цілі на тиждень. Аналізуючи відсоток їх досягнення, ви зможете зрозуміти, наскільки успішною є ваша щоденна робота.
2. Фіксуйте в таблиці кожну справу, яку виконуєте протягом дня, та її тривалість. Телефонна розмова з другом, вигул собаки та прийом їжі — також.
3. Після того, як ви маєте уявлення про свої стандартні робочі дні, ви зможете виявити свої найбільш продуктивні та непродуктивні години. Знаючи цю інформацію, можна ставити виконання пріоритетних задач на час високої концентрації.
4. Виявиться, що деякі завдання можна або делегувати, або присвятити їм певний проміжок часу ввечері, не відволікаючись від основної роботи.
Аудит свого тайм-менеджменту в ІТ допомагає виявити відволікаючі фактори, як то перегляд відео на YouTube або спілкування у неробочих чатах. Але треба зрозуміти, що ми не роботи та не можемо зосереджено працювати протягом 8-10 годин. Проаналізувавши відрізок часу, коли ви відволікаєтесь найбільше, доречно запланувати на нього глибокі перерви. Вони дозволять мозку перезавантажитись і знову активно зануритись у глибоку роботу.
Що таке глибока робота та глибокі перерви?
Термін “deep work” розглядає заслужений професор комп’ютерних наук Університету Джорджтауна Кел Ньюпорт у своїй книзі “Не турбувати. Як сфокусуватися в інформаційному шумі!”. За його ствердженням – це професійна діяльність, що виконується у стані повної концентрації без відволікаючих факторів, яка доводить наші розумові здібності до найвищого рівня. Говорячи простими словами: для продуктивної роботи ми повинні відмовитись від усіх засобів комунікації, оскільки дослідження підтверджують, що для відновлення уваги після відповіді на повідомлення чи дзвінок мозку необхідно 23 хвилини. Письменник зазначає, що максимальний час повної концентрації складає не більше 4 годин, для початківців оптимальним проміжком є 60-90 хвилин, протягом яких слід приділити увагу лише одній задачі. У цей час нейрони в буквальному значенні перебудовують наш мозок для найбільш ефективної роботи.
Як підготуватись до глибокої роботи:
• визначте де ви будете працювати;
• коли та як довго буде тривати ваш період повної концентрації;
• над якою задачею ви будете працювати в цей час;
• придумайте правила, яких будете дотримуватись: не дивитись соцмережі, не реагувати на месенджери, ввімкнути режим “не турбувати” на телефоні та ін.;
• перед початком забезпечте себе необхідними речами для роботи: зарядка, навушники, кава, вода, блокнот, ручка, завчасно увімкнене світло.
Щоб отримувати найбільшу ефективність від періодів повної концентрації, слід не забувати про відпочинок, адже наш мозок має вичерпний денний ресурс уваги. Ще 12 років тому, працівники жалілися на інформаційне перенавантаження. З 1700 працівників, що взяли участь у дослідженні, більш ніж половина зізналась, що кожного дня мала проблеми зі сприйняттям нової інформації, бо не робила достатньо перерв. Годі й казати, що робота в ІТ компанії сьогодні сприяє вивченню ще більшого об’єму даних.
Але не усі перерви однаково цінні для робітника. Швидкий перегляд новин може змусити думати про події до кінця робочого дня, а відповідь на електронний лист може викликати стрес, особливо, якщо в ньому йдеться про нові обов’язки. Жодна з цих перерв не допоможе повернутися до роботи з новими силами. Глибокий відпочинок не дорівнює довгому відстороненню від задач. Кел Ньюпорт зазначав відриватися від роботи слід не більш ніж на 15 хвилин.
На його думку, в цей час не варто:
• виконувати стресові чи важкі справи;
• створювати ритуали, наприклад: грати в одну й ту саму гру, або читати одні й ті ж сайти;
• приймати їжу.
Краще зосередитись на:
• короткій прогулянці чи спілкуванні з близькими;
• читанні улюбленої книги або статей з саморозвитку чи вашого улюбленого хобі;
• швидких домашніх справах: полити квіти, навести порядок на робочому місці та ін.;
• простих фізичних вправах.
Робота у сфері інформаційних технологій передбачає надмірне розумове навантаження, тому дотримання тайм-менеджменту в ІТ – запорука якісної та ефективної праці справжнього професіонала.
