ДАР'Я САВЧЕНКО
Chief Recruitment Officer
Процес делегування обов’язків здається достатньо легким: один спеціаліст передає своєму колезі частину відповідальності або повноважень для виконання певної роботи. Проте на практиці ми маємо зовсім інші результати: не всі ІТ-фахівці, що знаходяться на посаді лідерів команд, можуть зробити це постійним ефективним процесом. Між тим, делегування має безліч переваг, а відмова від нього може спричинити негативні наслідки, які в перспективі можуть вплинути на вашу кар’єру, залученість ваших колег у свою роботу в ІТ та успіх компанії в цілому.
В процесі підготовки публікації ми поспілкувались із Senior-спеціалістами Computools, які поділилися своїми думками та рекомендаціями щодо того, як ефективно делегувати задачі. В результаті плідної співпраці вийшла повноцінна інструкція для Middle-спеціалістів, які раніше не мали досвіду у дорученні задач іншим членам команди.
Чому важливо делегувати обов’язки в ІТ?
На перший погляд, єдине, що ви отримуєте в результаті делегування обов’язків – це зменшення власного навантаження, проте позбавлення зайвого робочого клопоту не найцінніший бонус у цій ситуації. Люди, які працюють з вами в команді, можуть розвинути нові навички, що підготує їх до більшої відповідальності у майбутньому. Доручення роботи іншій людині – це явна ознака довіри та поваги до її професіоналізму.
Процес делегування розширює можливості вашої команди, зміцнює довіру між колегами, а також сприяє професійному розвитку. Для лідерів – це шанс виявити, хто зі спеціалістів найбільш підходить для певних проектів та розв’язання тих, чи інших задач, а співробітники, які відчувають довіру до себе – більш залучені у робочі процеси.
Чому спеціалісти не хочуть делегувати свої обов’язки: найпоширеніші бар’єри
• Втрата контролю над задачею при тому ж рівні відповідальності. Деякі побоюються того, що не зможуть керувати процесом виконання роботи, а отже – не зможуть на нього вплинути та отримають в кінці лише невідомий результат, за який будуть нести відповідальність перед керівником чи клієнтом.
• Відсутність часу для пояснення. Іноді Middle-спеціалістам здається, що краще самим розв’язати питання, ніж пояснювати Junior чи Trainee, як це робити. Ви дійсно можете витратити більше часу, якщо вперше пояснюєте спеціалісту особливості роботи. Проте, уявимо, що вам знадобилось 5 годин для того, щоб навчити колегу та передати їй свої обов’язки в ІТ, на які ви щотижня витрачали 1 годину. Тобто вже з наступного тижня у вас з’явиться додаткова година в робочому тижні, яку можна присвятити іншій діяльності, а через 5 – ви повністю окупите витрачений час.
• Недовіра власній команді. Віддати важливий процес іншій людині складно, особливо, якщо є сумніви щодо її компетенцій. Може здаватись, що ніхто окрім вас не буде виконувати роботу з таким же завзяттям. Часто – відсутність довіри до колег може бути необґрунтованою і може свідчити лише про те, що ви не знаєте сильних навичок колег.
• Звалювання роботи на інших. Думка про перекладання обов’язків в ІТ на колег дуже властива емпатам, які турбуються через надмірне навантаження членів команди. Проте слід об’єктивно розуміти, що сенс полягає не в тому, щоб збільшити кількість роботи для команди, а в тому, щоб ефективно розподілити її та скоріше отримати результат.
Поради Middle-спеціалістам: як навчитись делегування обов’язків
1. Відмовтеся від фрази “Я можу зробити це краще”
Ви повинні навчитись довіряти своїм колегам. Так ви дійсно можете краще розуміти потреби клієнта: відмінно впоратися з його запитом та запропонувати фантастичне рішення. Але чи дійсно все це потрібно робити саме вам?
“Принцип “хочеш зробити добре – зроби це сам” – не працює у моїй роботі, – ділиться із нами Node.Js Technology Lead Computools, – Я не можу розділити себе на кілька частин, а задачі виконувати необхідно.”
Намагайтеся передавати дрібні процеси колегами та спостерігайте за прогресом зі сторони. Ваша команда може розробити пропозицію, а ви – внести в неї зміни. Колеги будуть більш залучені у роботу над проектом, якщо будуть працювати над ним з самого початку.
2. Знайте, що делегувати
Є задачі, які дійсно складно доручити комусь іншому, наприклад заплановані наради із клієнтами або колегами з інших відділів. Те ж саме відноситься і до процесів, що містять конфіденційну інформацію. Саме тому, один з кроків успішного делегування роботи в ІТ – визначення задач, які можна передати у виконання.
Ось кілька прикладів, що можна доручити іншим:
• несподівані, незаплановані завдання, на які в цей момент у вас не вистачає часу;
• щось захоплююче, яке відповідає інтересам колег;
• завдання, які інший спеціаліст точно виконає краще;
• задачі, які відповідають цілям колег та сприятимуть їх кар’єрному зростанню.
“Я делегую лише ті задачі, які я сам розумію, як вирішувати, – говорить координатор .NET напрямку, – Але не слід делегувати термінові процеси, щоб не витрачати цінний час на пояснення”.
Переконайтесь, що починаєте з доручення невеликих завдань. Віддавши одразу весь проект без пояснень, ви ризикуєте навантажити колег надмірними обов’язками та відповідальністю.
“Необхідно поступово нарощувати складність і неодмінно перевіряти якість та давати зворотний зв’язок, – вважає Technology Lead напрямку React Native, – Адже якщо давати лише легкі задачі, неможливо навчити нового”.
З виконанням кожного другорядного завдання знання та досвід будуть зростати, а ваші колеги поступово рухатимуться до рівня, на якому зможуть самостійно керувати проектами.
3. Правильно обирайте яким спеціалістам делегувати обов’язки в ІТ
У кожного працівника є свої сильні та слабкі сторони і їх потрібно знати, адже доручення переговорів людині з не прокачаними комунікативними навичками – може не принести очікуваних результатів.
Це підтверджує і наш координатор .NET напрямку: “Як на мене, чи не найперше правило делегування – віддавати задачі тому, хто краще за всіх з ними впорається”.
Tecnology Lead напрямку Node.Js робить вибір на основі співпраці з фахівцями у команді: “Майже з кожними членами команди я або проводив інтерв’ю, або працював на проектах, тому розумію їх рівень. Якщо я розумію, що колеги, з якими я працюю, потягнуть – значить треба віддавати задачу. Я зможу присвятити себе іншим обов’язкам, а вони наберуться досвіду”.
Важливо оцінювати не тільки технологічні знання, а й готовність взятись за роботу. “Відповідальність та soft skills вкрай важливі якості в ІТ сфері. Іноді інтерес до задачі – найбільша мотивація для людини. Є працівники, яким цікаве завдання і вони будуть над ним працювати, не зважаючи на те, що необхідно для цього зробити чи вивчити.” – говорить React Native Technology Lead Computools.
4. Встановіть чіткі очікування
В процесі делегування обов’язків в ІТ необхідно встановити чіткі очікування. Ваші колеги повинні розуміти, яким повинен бути результат їхньої роботи. Намагайтеся одразу надати відповідь на усі важливі питання щодо важливості задачі, термінів та якості її виконання. Знаючи цю інформацію, спеціаліст з меншою ймовірністю здійснить помилки та буде більш продуктивним.
Замість висновку: 3 поради для тих, хто не знає з чого почати
“Починайте делегувати з простих задач. Оберіть виконавця, компетентного в цій галузі. Опишіть чого і в які терміни ви від нього очікуєте. Віддайте задачу та дайте колезі спокій, повернувшись тоді, коли частина роботи буде виконана.” – вважає наш координатор .NET напрямку.
“Порада проста: варто почати, а потім – діяти залежно від ситуації. Вибір не надто великий – або тягнути все на собі і надмірно перепрацьовувати/не встигати, а можливо, й вигоріти, або ж знайти людину, якій можеш довіряти роботу. Слід починати з дрібних задач, наприклад тих, які є час зробити самостійно. Але лише для того, щоб зрозуміти, як людина справляється і в майбутньому підвищувати градус делегування задач.” – говорить Node.Js Technology Lead.
“Думаю, що over турбота та нагляд – це з мого досвіду те, чого точно не варто робити. Велику задачу слід розподіляти на частини, а не делегувати повністю. Важливо, щоб спеціаліст сам намагався розбиратись, але й знав, що може звернутися за допомогою. Я завжди йду назустріч та пояснюю, чому і навіщо виконуються певні процеси.” – додає Technology Lead of React Native.
Якщо ви зараз знаходитесь у пошуках роботи в ІТ сфері, пишіть нам на hr@computools.com та відправляйте своє резюме. Впевнені, ми знайдемо для вас цікаві пропозиції.
