ВІКТОРІЯ ФЕФЕЛОВА
Chief People Management Officer
Більшість ІТ фахівців протягом робочого дня виконують певну кількість справ. Іноді вони розв’язують декілька задач одночасно і цей процес має назву – багатозадачність. Здатність до багатозадачності – це цінна навичка у багатьох галузях, не тільки в ІТ сфері, оскільки вона підвищує продуктивність та економить час. Розвиток цієї здібності може допомогти вам підвищити свій професійний рівень і досягти успіхів у кар’єрному зростанні.
У цій публікації ми пояснимо, що охоплюють навички багатозадачності та розповімо про їх важливість у роботі в ІТ, пояснимо, як розвинути цю здібність і поділимось рекомендаціями від команди Computools щодо планування і реалізації великої кількості задач.
Що таке багатозадачність в ІТ та чому вона важлива?
Багатозадачність – це здатність керувати кількома обов’язками одночасно: зосереджуватись на одній важливій задачі і продовжувати відслідковувати інші. На робочому місці це передбачає зміну фокуса між справами в залежності від їх важливості та терміновості. Наприклад, коли ви проводите нараду з командою у Zoom і одночасно заводите задачі у Basecamp, ви демонструєте навички паралельної роботи над кількома завданнями.
Чому багатозадачність в ІТ є цінним вмінням?
• Це економить час. Робота над кількома справами дозволяє Middle-спеціалісту значно зекономити час: ви можете розмовляти з клієнтом і одночасно фіксувати його коментарі. В результаті, за один проміжок часу ви виконуєте дві справи, замість того, щоб спочатку завершувати одну, а потім починати іншу.
• Це збільшує продуктивність. Багатозадачність підвищує продуктивність, адже ви можете зробити більше за коротший проміжок часу. Крім того, спеціалісти, які здатні працювати в такому режимі, можуть сприяти і продуктивній атмосфері у колективі та заохочувати своїх колег досягати більшого.
• Це підвищує вашу конкурентоспроможність. ІТ сфера стрімко розвивається і щоб встигати за новими тенденціями та мати актуальний набір професійних навичок, необхідно постійно вчитись та прокачувати свої Hard та Soft Skills. Демонстрація того, наскільки ефективно ви працюєте у режимі мультизадачності, може зробити вас достатньо сильним кандидатом на нову посаду в процесі просування кар’єрними сходинками.
Які навички можуть посприяти розвитку багатозадачності?
Неможливо просто взяти і прокинутись одного ранку мультизадачною людиною. Якщо ви хочете стати більш продуктивним, почніть з розвитку наступних якостей:
1. Організованість.
Оскільки робота над кількома задачами потребує більшої уважності, аніж виконання однієї справи, саме організованість допоможе вам стати мультифункціональнішим. Чистий робочий простір, чітке розуміння розташування необхідних інструментів та програм, дозволяє вам швидко знайти те, що потрібно для кожної задачі, з якою ви починаєте працювати.
2. Пріоритезація.
Виділення пріоритетів – це здатність оцінювати свої обов’язки і організувати виконання задач залежно від ступеня їх важливості. Завдяки розстановці пріоритетів, ви можете виконувати прості справи в першу чергу, а час, що лишиться – використовувати для об’ємніших та складних завдань.
Ось що каже з приводу цього Node.Js Technology Lead Computools: “Зазвичай, я сортую задачі залежно від терміновості: ті, що мають більший пріоритет, ставлю вище за інші. Якщо дві задачі однаково термінові, але одна простіше, а друга – складніше, то спочатку я виконаю ту, що простіше і у разі, якщо застрягну на складній, одна – буде точно зроблена.”
3. Делегування.
Делегування – це процес передачі обов’язків колегам, або підлеглим співробітникам для того, щоб не відставати від запланованих графіків. Керування часом є однією із ланок продуктивної багатозадачності в ІТ.
“В першу чергу я намагаюсь делегувати команді ті задачі, виконання яких вже зараз може вплинути на покращення показників KPI та досягнення наших цілей”, – говорить Chief Marketing Officer Computools.
4. Тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент – це планування вашого часу для забезпечення дотримання термінів та цілей. Це здатність планувати свою щоденну діяльність, враховуючи непередбачені задачі.
“Кожного ранку в особистому Telegram-каналі я пишу план на день, що саме мені необхідно зробити. Якщо протягом дня з’являється ще якась задача – додаю її до переліку. Розуміючи, що можу не встигнути виконати якусь справу – переглядаю їх пріоритетність ще раз”, – ділиться Chief Recruitment Officer Computools.
Ця навичка допоможе вам виявити, які завдання забирають найменше часу, а яким слід приділити більше уваги.
Як Middle-спеціалісту покращити свої навички багатозадачності в ІТ?
1. Складайте список справ.
Створення чіткого переліку задач на кожен день допоможе вам лишатись зосередженим. На початку кожного робочого дня витрачайте 10-15 хвилин, аби розписати справи. Великі задачі діліть на дрібні кроки. Якщо ви працюєте над довготривалим проектом, напишіть всі завдання, які потрібно виконати і поступово додавайте їх до щоденних планувань.
2. Розставляйте пріоритети.
Як тільки ви створили список справ – реорганізуйте його складові від найвищого пріоритету до найнижчого.
Head of Inbound Marketing Computools говорить: “Я завжди впевнений в тому, що немає неважливих задач. Є більш пріоритетні та менш пріоритетні. Вважаю, що кращий спосіб організувати свої задачі – це квадрат/матриця Ейзенхауера. За цим методом я розписую приблизний час, необхідний на виконання задач (на день) і неухильно дотримуюсь цього плану.”
Щоб зрозуміти, які справи мають високий пріоритет, а які – низький, розмістіть їх у чотирьох категоріях:
• термінові і важливі: надважливі задачі, які або вийшли з під контролю, або ж з’явилися раптово і їх слід виконати в першу чергу;
• нетермінові і важливі: частіше за все, ви можете вирішувати їх протягом дня, але їх виконання підвищує цінність вашої роботи в ІТ компанії або сприяє професійному зростанню;
• термінові, але неважливі: до цієї категорії входять справи, які допомагають перейти до вирішення більш важливих, їх можна оптимізувати/делегувати/автоматизувати;
• нетермінові і неважливі: найлегші задачі, “пожирачі часу”, несуттєві і необов’язкові бажання; категорія, яка в ідеалі, завжди повинна лишатись порожньою.
3. Об’єднайте схожі справи в одну групу.
Після того, як ви склали і пріоритезували список справ, об’єднайте схожі задачі по групах. Багатозадачність в ІТ передбачає одночасну роботу над схожими завданнями, саме тому їх об’єднання може підвищити вашу ефективність. Працюючи над пов’язаними процесами, ви зможете збільшити свою концентрацію.
4. Позбавтеся відволікаючих факторів.
Відволікаючі фактори впливають на вашу можливість виконувати кілька справ одночасно, знижуючи здатність зосереджуватися. То ж спробуйте застосувати ці поради для підвищення концентрації:
Відволікаючі фактори впливають на вашу можливість виконувати кілька справ одночасно, знижуючи здатність зосереджуватися.
То ж спробуйте застосувати ці поради для підвищення концентрації:
• якщо ви звикли працювати в тиші, забезпечте собі тихе робоче місце;
• слухайте музику, якщо вона допомогає зосередитись;
• не користуйтеся мобільним телефоном під час роботи;
• кожну годину робіть короткі перерви, щоб перезавантажитись.
5. Відслідковуйте свій прогрес.
Слідкуйте за тим, що ви робите протягом дня, щоб не порушувати запланований графік. Якщо ви розумієте, що відстаєте, зосереджуйтесь виключно на одній задачі, замість того, щоб робити кілька справ одночасно. Це допоможе вирішити найважливіші питання і повернутися до процесу багатозадачності пізніше. Спробуйте використовувати застосунки, які допоможуть вам сконцентруватися, наприклад: Trello, Flow, Asana.
Застосовуйте ці рекомендації і ви зможете ефективно працювати у режимі мультизадачності, встигаючи більше, а втомлюючись менше.
Шукаєте роботу в ІТ? Computools якраз у пошуках енергійних, активних та досвідчених Senior та Middle-спеціалістів.
Відправляйте резюме на hr@computools.com та ми спробуємо підібрати для вас цікаву пропозицію.
