ДАР'Я САВЧЕНКО
Chief Recruitment Office
Кожен із нас неодноразово чув від колег, а іноді й сам казав фразу “Я нічого не встигаю!”. Частіше всього причиною “палаючих” дедлайнів є зовсім не надмірне навантаження робочими обов’язками, а невірне планування часу. В обставинах авралу ми розгублено хапаємось за будь-які задачі, намагаючись покращити ситуацію, але в момент, коли корабель тоне – немає сенсу черпати воду чайною ложкою.
Ми вирішили зібрати поради не про те, як вийти з режиму “білки у колесі”, а про те, як його не допустити й боротися з пожирачами часу – непотрібними справами, які не приносять ані користі, ані відпочинку. Це здається нам дієвішим методом.
Правильний тайм-менеджмент в ІТ
1. Плануйте та скорочуйте свої плани
Все у світі встигнути не можливо. Як би сильно нам не хотілось, розтягнути добу більш ніж на 24 години нам не вдасться. А щоб не працювати понаднормово, усі робочі справи необхідно вмістити у 8 годин. В цьому допоможе складання плану.
Перелік необхідних задач краще готувати заздалегідь: наприкінці робочого дня писати план на завтра. Приділіть цьому 10-15 хвилин ввечері, щоб вранці спокійно зі свіжою головою приступити до виконання справ. Спочатку запишіть усі завдання, які ви плануєте виконати, а потім навпроти кожного з них вкажіть проміжок часу, який для цього знадобиться і підрахуйте загальну суму годин. Не складайте графік, в якому одна задача закінчується о 10.00 і наступна теж починається о 10.00. Не забувайте додавати до свого розкладу невеликі перерви та час на обід.
Розбивайте роботу на цикли:
• 55 хвилин працюємо – 5 хвилин відпочиваємо;
• 90 хвилин присвячуємо роботі – 15 хвилин відновлюємо сили.
В ті часи, коли ви найбільш продуктивні та сповнені силами, виконуйте складні завдання, які потребують високої концентрації – це запорука успішного тайм-менеджменту в ІТ.
Якщо ви перевищили годинний ліміт робочого дня – викреслюйте задачі зі свого списку. Не треба боятись переносити плани на наступний день. По суті, якщо ви не встигнете розв’язати якесь завдання – воно зависне в переліку, як незакінчена справа, що може зіпсувати вам настрій через надуману непродуктивність. Розставляючи пріоритети в роботі, ви легко зможете контролювати свою завантаженість. Та про це далі.
2. Використовуйте матрицю Ейзенхауера та усувайте проблеми із плануванням
Частіше за все, робочі справи накопичуються зі швидкістю снігової кулі, з якої дуже важко виокремлювати задачі. Щоб не мати таких проблем, слід вірно розставляти пріоритети. Допоможе в цьому матриця Ейзенхауера, сенс якої оцінити кожне завдання за параметрами важливості та терміновості та розподілити їх у відповідні блоки.
Блок А: важливі і термінові задачі.
Якщо ви вперше складаєте матрицю (а приходять до цього методу зазвичай через провальний тайм-менеджмент в ІТ), то в цьому квадраті у вас точно буде кілька пунктів. В ідеалі, він повинен завжди бути пустим, адже його наповненість є наслідком ігнорування завдань з інших блоків.
Блок В: важливі, але не термінові.
Цей квадрат містить найбільш пріоритетні задачі, які точно треба виконати в цей день, але не в першу ж годину робочого дня. Їх “термін здачі” не критичний, що дозволяє робити їх якісно та ефективно.
Блок С: не важливі, але термінові справи.
Сюди можна додати пункти, які безпосередньо не стосуються вашої роботи в ІТ компанії, але значно гальмують робочий процес та заважають зосередитися. Поламане комп’ютерне крісло, безлад на робочому місці, обговорення корпоративу чи подарунків на свята для колективу в ІТ компанії, будь-які не робочі питання, які вкрай важливо вирішити саме в цей день.
Блок D: не важливі і не термінові.
Все те, що заважає вам сконцентруватись на роботі: перегляд соцмереж та розважального контенту на YouTube, тривалі телефонні розмови та спілкування у чатах з колегами. Все це здається нам відпочинком, та якщо це не заплановані перерви посеред робочого дня – цей пожирач часу може розтягнутися не на 15 хвилин, а на годину.
Додавати справи у матрицю варто не тільки напередодні ввечері, але й протягом робочого дня, коли вам доручають нові завдання. Включаючи їх в у свій розпорядок, так само враховуйте, що більш важливе, а що – менш.
Якщо ж ви не знаєте, як правильно оцінити ту чи іншу задачу, використайте ці три питання:
• До яких наслідків призведе невиконання цієї задачі?
• Чи можливо її делегувати?
• Чи важливо це для мого професійного зростання?
3. Одразу переходьте до виконання
Звичка відтягувати все до останнього ще нікого не призвела до успіху, навпаки, вона є причиною безсонних ночей. Через день чи два ситуація не зміниться, а стане ще більш напруженою. Одна з цінностей компанії Computools – це дисциплінованість, адже тайм-менеджмент в ІТ індустрії – запорука впевненості та професіоналізму. Ми не відкладаємо на сьогодні те, що можна зробити зараз і радимо діяти так само справжнім фахівцям своєї справи.
Скористуйтеся нашими підказками, як це зробити:
• Завдання, які потребують менш ніж дві хвилини на виконання, робіть в першу чергу.
• Починайте роботу з тієї справи, яку найбільш за все не хочеться виконувати. В результаті ви відчуєте полегшення та заряд бадьорості на весь день.
• Якщо не можете змусити себе приступити до роботи, пообіцяйте, що приділите цій задачі лише 10 хвилин часу. Головне – почати щось робити, а далі мозок почне виробляти певні імпульси і справа піде далі.
4. Відпочивайте
Побороти бажання відриватися від роботи кожні 5 хвилин допоможе саме якісний відпочинок. Варіант “працювати без зупинки” може здатись гарною ідеєю та врешті-решт призведе до емоційного вигорання. Ми заправляємо авто, заряджаємо телефон, варто і собі лишати час на підзарядку енергією. Проте не кожна перерва несе користь і для того, щоб відпочивати правильно, слід керуватися кількома порадами.
• Цілком відключайте свій мозок. Оскільки робота в ІТ передбачає довге знаходження перед монітором, не слід проводити перерву переглядаючи новини та соцмережі, або граючи в онлайн-ігри. Діяльність, яка вимагає концентрації (хоч і не зв’язаної з роботою) лише посилює втому наприкінці дня. Найкращим заняттям під час перерви буде прогулянка на свіжому повітрі, легкий спорт, спілкування з колегами. Якщо ви працюєте вдома і не маєте змогу поговорити з кимось зі свого колективу в ІТ компанії – проведіть час з близькими, вигуляйте собаку, зробіть зарядку, але не перемикайтесь на домашні справи.
• Перерви повинні бути коротшими, але частішими. Не обов’язково відриватися від проекту на пів години, достатньо кілька хвилин, аби встати зі стільця, пройтись та попити води (так, не забуваємо про підтримання водного балансу). Якщо працювати старанно увесь день і пообіді зробити тривалий відпочинок, є шанс, що повертатися до роботи буде вкрай важко.
Пам’ятайте, що успішний тайм-менеджмент в ІТ впливає не тільки на вашу сконцентрованість протягом робочого дня. Від нього залежить і дотримання балансу між роботою та особистим життям. В добі достатньо часу, аби встигати все і ми це точно знаємо.
